Как правильно уничтожить официальные документы?

В процессе работы любой компании возникает огромное количество бумаг, от которых необходимо избавиться. К отдельным видам документов (например, просроченным, но содержащим важные сведения) предъявляются определенные требования, к другим (например, черновикам и другому бумажному мусору) — никаких.

В этой статье мы рассмотрим, по каким правилам должно проводиться уничтожение бухгалтерских документов и как можно цивилизованно разобраться с обычными ненужными листами.

Требования к уничтожению важных бумаг

К важным мы относим те документы, которые по какой-то причине уже не нужно хранить в архиве, но которые содержат любые важные, в том числе персональные сведения.

К уничтожению таких листов предъявляют следующие требования:

• процедуру нужно проводить только после тщательного анализа, чтобы быть уверенным в том, что вы не избавитесь от чего-то важного и нужного;
• процедура должна быть подтверждена соответствующим актом, все дела, выделенные к уничтожению, непременно должны быть прописаны в данном акте;
• все бумаги должны быть тщательно измельчены, чтобы было невозможно восстановить их и получить доступ к содержащимся в них сведениям;
• измельченная масса должна затем отправиться на переработку.

Таким образом, существует два основных способа решить этот вопрос:

1. Профессиональное уничтожение документов — измельчение путем шредирования, кипирование и дальнейшее отправление на целлюлозно-бумажный комбинат, которое выполняется за закрытыми дверями в специально отведенном для этого месте.
2. Самостоятельное шредирование, а потом передача получившейся массы в макулатуру.

Первый способ имеет только один недостаток — это платно. В остальном – сплошные плюсы (быстро, надежно, безопасно, без хлопот для вас). Второй вариант бесплатный, но может оказаться слишком долгим и сложным, определенно, займет сотрудника, который мог бы делать что-то полезное, кроме того, такой способ не может считаться на 100% надежным.

Уничтожение «бумажного мусора»

Что касается бумаг, на которые не распространяются приведенные выше требования, то с ними вы можете поступить на ваше усмотрение. Оптимальный вариант — сдать их в макулатуру (возможно, в обмен на саженцы растений или другие бонусы). Прежде, чем вы отправите листы в переработку, нужно убедиться, что их обратная сторона тоже использована, а все чистые страницы оставить на черновики.

Другие методы, например, сжигание или выкидывание на помойку — менее экологичны и менее выгодны.